Pertanyaan ini muncul hampir di setiap rapat perencanaan sistem. Bikin aplikasi sendiri terdengar paling masuk akal karena bisa dibuat persis sesuai kebutuhan. Pilihan lainnya adalah memakai sistem yang sudah jadi, lalu menyesuaikannya. Keduanya bisa benar, tergantung pada hal yang jarang dihitung sejak awal.
Pemicunya sering berupa satu masalah kecil yang berulang. Urusan Efisiensi Pembukuan Perusahaan biasanya jadi keluhan pertama yang terdengar. Dari situ muncul niat membuat aplikasi khusus untuk menutup satu celah. Masalahnya, celah berikutnya selalu menyusul beberapa bulan kemudian.
Artikel ini menyusun hitungannya secara terbuka. Tidak ada pihak yang dimenangkan sejak paragraf pertama. Angka dan syaratnya disajikan agar bisa diuji dengan kondisi perusahaan Anda sendiri.
Kapan Bikin Aplikasi Sendiri Justru Pilihan yang Tepat
Pendekatan ini punya tempatnya sendiri dan sering berhasil. Data CHAOS Report menunjukkan proyek berlingkup kecil memiliki tingkat keberhasilan sekitar sembilan puluh persen. Artinya membangun sesuatu yang spesifik dan terbatas memang masuk akal.
Perbedaannya terletak pada lingkup, bukan pada kemampuan tim. Aplikasi untuk satu proses tertentu jauh lebih mudah diselesaikan. Bikin aplikasi sendiri untuk kebutuhan sempit sering rampung tepat waktu. Kesulitan baru muncul ketika lingkupnya melebar ke banyak divisi.
Bikin aplikasi sendiri layak dipilih ketika tiga syarat berikut terpenuhi bersamaan:
- Prosesnya benar-benar khas dan tidak dijalankan perusahaan lain
- Proses itu menjadi keunggulan bersaing, bukan sekadar kebiasaan lama
- Perusahaan punya tim teknis internal yang menetap, bukan proyek sesaat
Bila ketiganya terpenuhi, membangun sistem dari nol adalah keputusan yang rasional. Bila salah satu tidak terpenuhi, hitungannya berubah cukup jauh.
Pos Biaya yang Sering Terlewat Saat Bikin Aplikasi Sendiri
Penawaran awal biasanya hanya mencakup pembangunan. Padahal pekerjaan yang sesungguhnya baru dimulai setelah sistem dipakai. Pemeliharaan sistem, pembaruan keamanan, dan dokumentasi berjalan sepanjang usia aplikasi. Penawaran dari penyedia Jasa Pembuatan ERP pun sebaiknya merinci pos lanjutan itu.
Ada lima pos yang jarang masuk penawaran awal. Perbaikan bug setelah rilis, penyesuaian ketika aturan pajak berubah, dan pemulihan data. Ditambah penggantian pengembang yang keluar, serta penyusunan dokumentasi untuk orang berikutnya. Kelima pos itu berjalan setiap tahun tanpa pernah berhenti.
Tabel pembagian beban antara dua pilihan
| Pos pekerjaan | Bikin aplikasi sendiri | Memakai Odoo |
| Analisis dan pemetaan proses | Perlu | Perlu |
| Pelatihan pengguna | Perlu | Perlu |
| Fitur dasar akuntansi dan stok | Dibangun sendiri | Sudah tersedia |
| Penyesuaian khusus | Dibangun sendiri | Modul tambahan |
| Pengujian fitur dasar | Dibangun sendiri | Sudah teruji pengguna lain |
| Pembaruan keamanan | Ditanggung sendiri | Mengikuti rilis resmi |
| Dokumentasi teknis | Disusun sendiri | Tersedia terbuka |
Dua baris teratas sengaja ditulis sama. Pemetaan proses dan pelatihan tetap dibutuhkan pada kedua pilihan, tanpa kecuali. Perbedaannya ada pada lima baris berikutnya, yang beban kerjanya berpindah tangan.
Pergeseran beban inilah inti hitungannya. Bikin aplikasi sendiri memindahkan seluruh pos itu ke dalam perusahaan. Memakai sistem yang sudah jadi memindahkan sebagian besar ke pihak lain.
Lingkup proyek juga menentukan peluang berhasil. Pada CHAOS Report Standish Group, proyek besar tercatat memiliki tingkat keberhasilan di bawah sepuluh persen. Sistem yang mencakup penjualan, stok, dan akuntansi sekaligus termasuk kategori besar. Di titik itulah risiko bikin aplikasi sendiri naik paling tajam.
Keunggulan Odoo ERP yang Masih Dibutuhkan Perusahaan
Bagian ini perlu disebut dengan jelas dan tanpa dibesar-besarkan. Semuanya bisa diperiksa sendiri pada sistem percobaan sebelum diputuskan. Berikut kemampuan yang sudah tersedia dan langsung dipakai sejak hari pertama:
- Satu transaksi penjualan otomatis menggerakkan stok dan jurnal akuntansi
- Hak akses diatur per peran, sehingga staf input berbeda dari yang menyetujui
- Setiap perubahan data meninggalkan catatan waktu dan penggunanya
- Alur persetujuan berjalan di dalam sistem, bukan lewat pesan terpisah
- Banyak pengguna bekerja serentak tanpa saling menimpa data
- Laporan keuangan tersusun dari transaksi, bukan dari rekap manual
Semua itu bukan fitur tambahan yang perlu dibangun lebih dulu. Ketika bikin aplikasi sendiri, daftar tersebut justru menjadi pekerjaan pertama yang harus diselesaikan. Nilainya nyata karena menghemat tahap yang paling memakan waktu.
Perlu ditegaskan bahwa kemampuan itu bukan hal ajaib. Semuanya berasal dari data yang tersimpan pada satu basis data yang sama. Karena tersimpan menyatu, hubungan antar dokumen bisa dijaga otomatis. Itu sebabnya laporan tidak perlu disusun ulang dari awal tiap bulan.
Urutan Keputusan yang Lebih Sehat
Keputusan sebaiknya diambil setelah lima langkah berikut dijalankan.
- Tuliskan proses yang benar-benar tidak dimiliki perusahaan lain.
- Pisahkan mana yang jadi keunggulan bersaing, mana yang hanya kebiasaan.
- Periksa apakah kebutuhan itu sudah tersedia sebagai modul standar.
- Hitung pos biaya lanjutan selama tiga tahun, bukan hanya biaya awal.
- Tentukan siapa yang bertanggung jawab merawatnya setiap tahun.
Langkah ketiga sering langsung memangkas daftar kebutuhan. Banyak hal yang terasa khas ternyata sudah tersedia sebagai pengaturan biasa. Sisanya yang benar-benar unik bisa dikerjakan sebagai modul tambahan. Konsultan Odoo dapat membantu memeriksa langkah ketiga dalam waktu singkat.
Langkah kelima paling sering diabaikan. Nama orangnya harus jelas, bukan sekadar disebut sebagai tim. Tanpa penanggung jawab tetap, sistem apa pun akan berhenti berkembang.
Pola gabungan seperti ini sering menjadi jalan tengah yang masuk akal. Fondasinya memakai sistem yang sudah matang, sementara bagian khasnya tetap dibangun. Keputusan bikin aplikasi sendiri pun menjadi lebih terarah dan berlingkup kecil.
Menutup Hitungannya dengan Data Sendiri
Angka setiap perusahaan tidak pernah persis sama. Karena itu hitungan ini sebaiknya diisi dengan data internal, bukan asumsi umum. Biaya pengembangan perangkat lunak baru bisa dibandingkan setelah lingkupnya jelas.
Hitungan yang jujur kadang justru berpihak pada pilihan membangun. Bila lingkupnya sempit dan timnya tersedia, bikin aplikasi sendiri bisa lebih cepat memberi hasil.
Pemetaan proses adalah cara paling murah untuk memperjelas lingkup tersebut. Penyedia Jasa Pembuatan ERP yang sehat akan memulai dari sana, bukan dari konfigurasi. i2C Studio terbiasa menelusuri alur kerja sebelum menyarankan modul apa pun.
Diskusi awal bersama Konsultan Odoo biasanya cukup untuk memisahkan kebutuhan nyata dari keinginan. Pendamping yang berpengalaman juga akan menyebut bila sebagian kebutuhan memang lebih baik dibangun sendiri. Keputusan bikin aplikasi sendiri memang tidak pernah sama di setiap perusahaan.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
1. Apakah membangun aplikasi sendiri selalu lebih mahal?
Tidak selalu, terutama bila lingkupnya kecil dan perusahaan punya tim teknis yang menetap.
2. Apakah Odoo bisa menampung proses yang khas?
Bisa melalui modul tambahan yang dibangun di atas fondasi standarnya.
3. Berapa lama biasanya pemetaan proses awal berlangsung?
Bergantung jumlah divisi yang terlibat, tetapi umumnya selesai dalam hitungan pekan.
