Dua pilihan ini paling sering muncul di ruang rapat. Membangun aplikasi sendiri, atau bertahan dengan spreadsheet yang sudah dikuasai tim. Keduanya punya alasan kuat dan tidak layak diremehkan. Kelebihan Odoo dibandingkan keduanya justru jarang dibahas secara jujur.
Perdebatannya biasanya berhenti pada fitur dan harga. Padahal keduanya bukan pembeda yang paling menentukan dalam jangka panjang. Sebelum menimbang biaya, ada baiknya memahami perbedaan Odoo Community dan edisi berbayarnya. Setelah itu, perbandingan bisa dilakukan dengan dasar yang lebih adil.
Artikel ini menakar ketiganya tanpa memihak sejak awal. Beberapa hal memang lebih baik ditangani spreadsheet, dan itu akan disebut apa adanya. Tabel di tengah artikel pun tidak menempatkan Odoo unggul pada semua baris. Perbandingan yang jujur lebih berguna daripada daftar keunggulan sepihak.
Kelebihan Odoo Dibandingkan Aplikasi Buatan Sendiri
Aplikasi yang dibangun khusus punya satu keunggulan nyata. Alurnya persis mengikuti cara perusahaan bekerja, tanpa fitur yang tidak terpakai. Untuk proses yang benar-benar unik, pendekatan ini sering paling masuk akal. Masalahnya baru terasa setelah sistem berjalan beberapa tahun.
Kelebihan Odoo dibandingkan sistem yang dibangun dari nol muncul justru di tahun ketiga. Fondasinya dirawat pihak lain, dengan rilis versi baru yang terjadwal. Odoo juga menerbitkan kebijakan dukungan versi secara terbuka.
Pertanyaan yang jarang diajukan di awal
Beberapa hal berikut biasanya baru disadari belakangan:
- Siapa yang melanjutkan bila pengembangnya berhenti bekerja
- Berapa lama sistem bertahan tanpa pembaruan keamanan
- Bagaimana mencari orang baru yang paham struktur datanya
- Ke mana dokumentasi teknisnya disimpan selama ini
Ketergantungan pada satu pengembang adalah risiko yang jarang tercatat di anggaran. Berbagai kajian menempatkan porsi pemeliharaan di kisaran enam puluh sampai delapan puluh persen. Angkanya dihimpun dalam tinjauan biaya pemeliharaan perangkat lunak dari sejumlah peneliti. Biaya pembangunan awal ternyata bukan bagian yang terbesar.
Ceritanya sering serupa di banyak perusahaan. Pengembangnya pindah kerja, dan tidak ada yang berani menyentuh kodenya. Sistem tetap berjalan, tetapi berhenti berkembang sejak hari itu. Perubahan kecil pun akhirnya dikerjakan manual di luar sistem.
Kelebihan Odoo Dibandingkan Spreadsheet yang Sudah Mapan
Spreadsheet unggul pada kelenturan, dan itu tidak perlu dibantah. Perubahan bisa dilakukan siapa saja dalam hitungan menit. Tidak ada sistem yang menandingi kecepatan itu untuk hitungan sekali pakai. Keunggulan tersebut nyata dan tidak perlu dikecilkan.
Kelebihan Odoo dibandingkan spreadsheet terletak pada lapisan yang tidak terlihat. Setiap transaksi tercatat sekali, lalu dipakai berulang oleh banyak bagian. Hak akses membatasi siapa boleh mengubah apa, dan perubahannya meninggalkan jejak.
Perbedaannya paling terasa saat jumlah pemakainya bertambah. Dua orang membuka berkas yang sama, lalu satu perubahan menimpa lainnya. Pada sistem terpusat, keduanya bekerja di catatan yang sama tanpa bentrok. Kelebihan Odoo dibandingkan berkas terpisah paling kelihatan pada situasi ini.
Tabel perbandingan tiga pendekatan
| Aspek | Aplikasi buatan sendiri | Spreadsheet | Odoo |
| Kecocokan dengan proses | Sangat tinggi | Tinggi | Perlu penyesuaian |
| Kecepatan mulai dipakai | Lambat | Cepat | Sedang |
| Jejak perubahan dan hak akses | Bergantung pembuatnya | Terbatas | Bawaan sistem |
| Pembaruan berkala | Bergantung pembuatnya | Mengikuti Microsoft | Rilis tahunan |
| Mencari pengganti perawat sistem | Sulit | Mudah | Sedang |
| Biaya di awal | Besar | Kecil | Menengah |
Kolom Odoo sengaja tidak diisi nilai tertinggi di semua baris. Kelebihan Odoo dibandingkan dua pendekatan lain terpusat pada tiga baris tengah. Untuk kecepatan mulai dan biaya awal, dua pilihan lain memang lebih ringan.
Kustomisasi Tidak Sama dengan Membangun dari Nol
Banyak diskusi keliru sejak istilahnya. Menolak membangun dari nol bukan berarti menolak penyesuaian. Sistem modular memungkinkan modul khusus ditambahkan di atas fondasi yang sudah ada. Kelebihan Odoo dibandingkan pengembangan penuh terletak pada pembagian tanggung jawab ini.
Perusahaan tetap bisa memiliki alur yang khas sesuai kebutuhannya. Yang tidak perlu ditanggung sendiri adalah lapisan dasarnya. Basis data, hak akses, pelaporan, dan pembaruan versi sudah dirawat pihak lain. Tim internal cukup fokus pada bagian yang memang membedakan bisnisnya.
Batasnya tetap perlu diakui sejak awal. Penyesuaian yang terlalu jauh dari struktur bawaan menyulitkan saat pembaruan versi. Karena itu penyesuaian sebaiknya dijaga secukupnya. Makin dekat dengan alur standar, makin ringan perawatannya.
Keunggulan ERP yang Masih Dibutuhkan Perusahaan
Kebutuhan ini tidak hilang meski alat bantu makin pintar. Beberapa di antaranya sulit dipenuhi berkas atau aplikasi tunggal:
- Angka stok dan piutang yang sama di semua bagian
- Persetujuan yang berjalan di dalam sistem, bukan lewat pesan
- Banyak pengguna bekerja serentak tanpa saling menimpa data
- Riwayat transaksi yang masih bisa ditelusuri bertahun-tahun kemudian
Empat hal itu bukan fitur tambahan, melainkan sifat dasar sebuah sistem pencatatan. Tanpa keempatnya, laporan tetap harus diverifikasi ulang setiap bulan. Verifikasi berulang itulah yang diam-diam memakan waktu tim keuangan.
Menguji kebutuhan itu tidak sulit. Lima pertanyaan berikut cukup dijawab bersama tim inti.
- Siapa yang bisa memperbaiki sistem bila pembuatnya berhenti bekerja?
- Kapan terakhir kali sistemnya menerima pembaruan keamanan?
- Bisakah dua orang mengubah data sama tanpa saling menimpa?
- Adakah catatan siapa mengubah apa dan kapan?
- Berapa lama data tiga tahun lalu bisa ditarik kembali?
Kelebihan Odoo dibandingkan sistem sekarang akan terasa bila banyak jawabannya negatif. Bila semuanya terjawab baik, sistem yang berjalan memang belum perlu diganti.
Menakar Kapan Perpindahan Benar-Benar Perlu
Tidak semua perusahaan berada pada titik yang sama. Sebagian masih nyaman dan memang belum membutuhkan perubahan. Kelebihan Odoo dibandingkan cara kerja sekarang sebaiknya diuji, bukan langsung dipercaya.
Pemetaan proses adalah cara paling murah untuk mengujinya. Pencarian ERP terbaik pun jadi lebih terarah setelah kebutuhannya terlihat jelas. i2C Studio sebagai Partner Odoo terbiasa menelusuri alur kerja sebelum menyarankan modul apa pun.
Hasil pemetaan kadang menyimpulkan hal yang tidak diduga. Sebagian perusahaan cukup membenahi prosedurnya, tanpa perlu mengganti sistem. Kesimpulan seperti itu tetap hasil yang berharga.
Diskusi awal bersama Partner Odoo biasanya cukup untuk melihat titik rawannya. Penentuan ERP terbaik pada akhirnya bergantung pada proses bisnis, bukan pada daftar fitur terpanjang.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
1. Apakah aplikasi buatan sendiri selalu lebih buruk?
Tidak, pendekatan itu tetap masuk akal untuk proses yang benar-benar unik dan jarang berubah.
2. Apakah Odoo bisa disesuaikan seperti aplikasi buatan sendiri?
Bisa melalui modul tambahan, meski penyesuaiannya tetap mengikuti struktur dasar sistemnya.
3. Apakah spreadsheet harus ditinggalkan sepenuhnya?
Tidak, spreadsheet tetap berguna untuk analisis sesaat di luar pencatatan resmi.
